Hantering av post och e-post under sommaren

29 maj 2018

Hur hanterar du din post och e-post under sommaren? Här har vi samlat allt du behöver tänka på.

Posthantering och fullmakter

All inkommen post ställd till FHS öppnas och ankomststämplas av registraturen i Stockholm respektive Karlstad. För handlingar som inkommer direkt till enskild befattningshavare, exempelvis via e-post, ansvarar befattningshavaren för att registrering av handlingen sker i de fall detta krävs.

Försvarshögskolan har en officiell e-postadress, registrator [at] fhs.se.

Traditionell post

Personadresserad post får inte bli liggande oöppnad i samband med semestrar, sjukdomar eller annan frånvaro. Registrator ges därför fullmakt av berörd tjänsteman att öppna personadresserad post. Ges inte fullmakt till registrator ansvarar tjänsteman själv för att posten omhändertas. Blanketten för fullmakt för öppnande av personadresserad post finns på medarbetarwebben under Stöd-Blankettarkiv.

E-post

Samma regler gäller för e-post som för traditionell post. Det måste finnas rutiner för att regelbunden kontroll görs av medarbetares e-postbrevlådor i händelse av semester, sjukdom eller annan frånvaro. Vid frånvaro bör/kan tjänsteman dela sin e-postbrevlåda genom att aktivera ombud, vilket innebär att e-postbrevlådan delas till kollega. Guide till att aktivera ombud finns i IT-portalen (sök på ombud), länk här.

Delas inte e-postbrevlådan genom att aktivera ombud, ansvarar tjänsteman för att e-posten tas om hand vid frånvaro. Vid sjukdom ansvarar närmaste chef för att e-posten kontrolleras.

Frågor om ovan kan ställas till registrator [at] fhs.se.